Zebrania są postrzegane jako smutny obowiązek. Często nic nie wnoszą do pracy firmy, a spędzamy na nich kilka godzin w tygodniu. Wiele zebrań jest wciąż postrzeganych jako nieprzewidywalne spotkania z zarządzającymi, którzy wyartykułują kolejne prośby, instrukcje, nagany lub czasem pochwały.
Uczestnicy szybko się nudzą wiedząc, że zebranie będzie tylko kolejną tyradą szefa bez możliwości wypowiedzenia konstruktywnej krytyki czy przedstawienia swoich pomysłów. Co menedżer może zrobić aby spotkania były bardziej angażujące i przynosiły korzyści zarówno pracownikom jak i firmie?
Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów ulepszających formułę spotkań z pracownikami:
1.Napisz wiadomość do wszystkich pracowników
Zamieść temat spotkania i poproś o wcześniejsze przesłanie swojego zdania/pomysłów w omawianej kwestii. Jest to szczególnie ważny krok podczas procesu wypracowywania nowych rozwiązań- więcej osób może się wypowiedzieć, a także pomysły spokojniejszych pracowników nie zostaną zakrzyczane przez bardziej pewnych siebie kolegów. Dodatkową korzyścią będzie również możliwość uprzedniego zapoznania się z nastrojami pracowników i lepsze przygotowanie do zebrania.
2.Zakomunikuj, że prowadzący spotkanie zabierze głos jako ostatni.
Osoba zwołująca zebranie często nie rozumie jak wielki wpływ wywiera na grupę. Jeśli dyrektor przedstawi rozwiązania jako pierwszy grupa pracowników często automatycznie się z nią zgodzi nie dając pola do popisu pracownikom mającym alternatywne pomysły.
3.Stwórz listę kontrolną oraz zapisz cel
Spisz wszystkie wątki, które powinny być poruszone na zebraniu oraz spójrz na członków zebrania pod kątem stanowiska i możliwości wniesienia wartości do rozwiązania aktualnego problemu. Pamiętaj o zasadzie jedno spotkanie-jeden cel.
4.Zadbaj o właściwy układ miejsc podczas zebrania
W zależności od celu, który chcesz osiągnąć postaw na określony układ stołów lub siedzeń.
Ustawienie w kole lub półkolu pobudza potrzebę przynależności. Pobudza postawę skupienia na celach grupy. Bardziej przemawiają wtedy komunikaty odwołujące się do dobra zespołu jako całości. taki układ wspomaga współdziałanie i zaowocuje współpracą w przyszłości. jest to dobre ustawienie dla osób skromnych lub nieśmiałych, nie narzucających się.
Wprowadzenie jakichkolwiek ostrych krawędzi czyli kształt litery L lub kwadrat obniża znacząco efekt współpracy. Takie ustawienie będzie sprzyjało jeśli przekazy i propozycje są zorientowane na jednostkę. Pozwala bowiem podkreślić indywidualność. Zastosuj je jeśli chcesz, aby pracownicy skupili się na indywidualnych zadaniach.
Pamiętaj, że układ sali możesz zmieniać w trakcie zebrania. Dobrym pomysłem jest również tworzenie wizytówek i usadzenie pracowników w konkretnych miejscach.
Autor:
Ewelina Wysocka, Project Manager w pracujmniej.pl. Uwielbia czytać książki i porządkować zawartą w nich wiedzę w przystępny sposób dlatego w naszym zespole zajmuje się tworzeniem treści. Odpowiada również za organizację projektów szkoleniowych. Oprócz zainteresowania psychologią i rozwojem osobistym jej pasją jest biohacking.