Zmiana była, jest i będzie obecna i nieuniknioną częścią życia zarówno w Twojej firmie, na stanowisku pracy, w rodzinie, ale też globalnie. Z badań wynika, że jedynie 34 % zmian jest przeprowadzany z powodzeniem, a połowa nie dochodzi do skutku.
Co warunkuje dobrze przeprowadzoną zmianę? Jak przejść przez jej proces z sukcesem?
Niezależnie od tego czy jesteś liderem dla małego czy dużego zespołu znajdziesz tutaj odpowiedzi na te pytania i transformacja przebiegnie sprawniej.
Zapoznajmy się ze “ZMIANĄ” aby lepiej nią zarządzać.
Kiedy musimy zdecydować się na zmianę, a kiedy wybieramy zmianę?
Otoczenie biznesowe i czynniki wewnętrzne wywołują dwa typy reakcji:
- zmianę dostosowawczą: gdy musimy dostosować firmę do zmieniających się tendencji rynkowych
- zmianę planowaną: gdy sami dostrzegamy okazję rynkową i postanawiamy dostosować do niej firmę.
“Dla lidera kluczowe znaczenie ma uświadomienie sobie, że każdy podchodzi do zmiany inaczej”
Jakie są blokady zmian?
- blokady percepcyjne wywołujące w nas tendencje do widzenia jedynie tego co chcemy widzieć oraz kierowania się stereotypami. Prowadzą one do niewykorzystania wszystkich zasobów, błędnej selekcji informacji oraz nieumiejętności rozgraniczenia problemu od sytuacji, w której zaistniał.
- blokady emocjonalne wynikające z psychiki człowieka. Najczęstsze z nich to strach czy obawa przed ryzykiem, przed nieznanym. To również trzymanie się kurczowo starych rozwiązań. Emocjonalne blokady powodują brak wytrwałości w realizowaniu pomysłów oraz ograniczoną tolerancję na poczucie braku sprawczości i nie klarowności sytuacji.
- kulturowe– uwarunkowane przynależnością do pewnej społeczności. Do problemów, które tutaj mogą wystąpić należą równoważne traktowanie intelektu i intuicji, szacunek dla tradycji czy funkcjonowanie w firmie tematów tabu.
- środowiskowe– powstają wówczas gdy przeciwko wprowadzanej zmianie tworzy się odrębne środowisko, które czuje się zagrożone w związku z przeprowadzana zmianą. Nie akceptuje ono zmiany i jest negatywnie nastawione.
- poznawcze– wynikają z ograniczonej percepcji w trakcie procesu zmiany. Może to wynikać z korzystania z niedokładnych informacji, zbyt sztywnym podejściem do realizowanej strategii czy używaniem specjalistycznego języka.
Skoro już dużo wiemy o “zmianie” to zapoznajmy się z jednym z modeli jej wprowadzania. Jest nim Ośmioetapowy proces wprowadzania zmian Johna Kottera. Przedstawia się on następująco:
Stwórz klimat dla zmiany
- Wywołaj poczucie pilności czyli uświadomić wszystkim ważność przekształcenia
- Zbuduj koalicję czyli zespół kierujący
- Sformułuj wizję strategiczną i przedstaw plan jej wdrożenia
Zaangażuj całą organizację
- Komunikuj się by uzyskać wsparcie doping stosuj
- Umożliwiaj działania poprzez usunięcie barier ułatwiaj i stymuluj
- Celebruj małe sukcesy
Wdrażaj i podtrzymuj zmianę
- Nie odpuszczaj i nie poddawaj się.
- Utrwalaj wprowadzone transformacje
Dodatkowe wskazówki przy korzystaniu z powyższego modelu:
Nie zaleca się pomijania żadnego z kroków.
Zmiany nie przebiegają liniowo -proces ich wprowadzania ma charakter dynamiczny.
Niektóre punkty mogą być realizowane równocześnie np. pobudzanie poczucia pilności z komunikacja.
Wprowadzanie zmian jest procesem ciągłym i wymaga nieustannych powtórzeń dlatego wymagane jest aby powtarzać pewne kroki. Umożliwia to także wdrożenie osobom, które wolniej przystosowują się do zmian.
Przy przeprowadzaniu zmian nie sposób nie zajrzeć do krzywej przeprowadzania zmian. Przyjrzyj się emocjom, które towarzyszą pracownikom na każdym z etapów. Dzięki zrozumieniu dynamiki jaka towarzyszy zmianom łatwiej będzie Ci zaopiekować się zespołem na każdym etapie.
Etap 1: Szok i zaprzeczanie
W pierwszym odruchu na zmianę pracownicy reagują szokiem i zaprzeczeniem. Wyrażają swoje “nie”, pytają “po co” jest dana zmiana, mówią że jej nie potrzebują.. Na tym etapie warto wdrożyć plan działania ponieważ pracownicy będą starali się utrzymać status quo.
Skąd bierze się opór przed zmianą?
Opór budzą w nas zmiany, które są nam narzucane i których nie rozumiemy.
O co warto więc zadbać na tym etapie?
O sprawną komunikację Pracownicy chcą zrozumieć co się dzieje i dlaczego. Potrzebują jasnych informacji.
Odpowiedz na pytania tj.
Dlaczego wprowadzamy zmianę?
Co ona implikuje?
Co to dla nich oznacza?
Jaki jest plan jej wprowadzenia i ramy czasowe?
W skrócie: fakty i konkrety.
Etap 2: Złość
Na tym etapie pracownicy mają już pewność, że zmiana jest nieuchronna.
Pojawia się w nich strach przed nieznanym. Zachwiany zostaje status quo.
Pracownicy mówią często “ci to zawsze coś wymyślą, robią to tylko po to, by utrudnić nam życie”.
Ważne aby na tym etapie wypisać obiekcje wszystkich pracowników, których dotyczy zmiana. Następnie znaleźć na nie odpowiedzi.
Jasno ustalmy wymagania, ale również podkreślajmy korzyści jakie zespół odniesie po przeprowadzeniu modyfikacji.
Etap 3: Kryzys (Depresja)
Kolejnym etapem, który jest normalny to depresja. Jest tym większa im bardziej dotyka daną osobę. Nie musi ona trwać długo.
Pracownik może teraz mówić “to wszystko bez sensu, nie chce mi się pracować w takich warunkach”, “ nie mam chęci do pracy”.
Na tym etapie postaw na motywowanie. Podkreślaj zalety zmiany oraz doceniaj pracownika i chwal za postępy-nawet te małe. Kreśl wizję lepszej przyszłości zespołu czy firmy.
Etap 4: Eksperymentowanie
Ten etap to powolne godzenie się ze zmianą. Próbują dopasować się do sytuacji. Czasem negocjują warunki i testują czy aby nie da się zminimalizować zasięgu zmiany.
Zaczynają też powoli próbować się odnajdywać w nowej rzeczywistości i wprowadzać nowe procedury i/lub narzędzia.
Mogą próbować przeciągać linę ku starym rozwiązaniom. Z drugiej strony przyzwyczajają się do nowych metod-dopytują o funkcjonalności, wymienia się między sobą małymi osiągnięciami.
Warto na tym etapie przeprowadzić dodatkowe szkolenie czy zapewnić dodatkowe materiały, które jasno określą, co leży w czyich obowiązkach i jak na co dzień odnaleźć się w nowej rzeczywistości.
Etap 5: Akceptacja
Pracownicy pogodzili się ze zmianą. Zmiana weszła im już w rutynowy plan działania.
Widzą jasno zalety jej wprowadzenia. Rośnie znów ich produktywność.
Menedżer nie powinien jednak spocząć na laurach.
Pracownicy muszą dostać jasny komunikat, że wszystko, co przeszli, miało jasno sprecyzowany cel.
Komunikaty powinny teraz podkreślać sukcesy i osiągnięcia oraz pokazywać, jak daleko wszyscy zaszli.
Proszę daj znać czy materiał był dla Ciebie wartościowy i co jeszcze chciałbyś/chciałabyś wiedzieć o przeprowadzaniu zmian?
Jeśli potrzebujesz wsparcia nasi trenerzy mają wiedzę i umiejętności aby poprowadzić Ciebie przez ten proces lub wspomogą rada.
Autor:
Ewelina Wysocka, Project Manager w pracujmniej.pl. Uwielbia czytać książki i porządkować zawartą w nich wiedzę w przystępny sposób dlatego w naszym zespole zajmuje się tworzeniem treści. Odpowiada również za organizację projektów szkoleniowych. Oprócz zainteresowania psychologią i rozwojem osobistym jej pasją jest biohacking.