Nasi klienci, którzy w procesie doradztwa układają swoje działania tak, aby pracować mniej, muszą podejmować całą masę decyzji.
Często są to trudne decyzje – trudne strategicznie, trudne emocjonalnie.
Czasem utykamy w procesie rozwoju na etapie świadomości, że jakąś decyzję trzeba podjąć.
Ale jak to zrobić? Jak wygląda proces podejmowania decyzji?
Zadaj pytanie
Po pierwsze – trzeba zacząć od końca. Od pytania. To trochę przewrotne i może brzmieć jak masło maślane. Pytanie brzmi: na jakie pytanie chcesz znaleźć odpowiedź?
Przykłady:
Czy wycofać produkt P ze sprzedaży?
Czy dodać produkt Q do sprzedaży?
Czy zatrudnić kolejnego handlowca?
Czy zwolnić pracownika x?
Czy wdrożyć rozwiązanie y?
Dlaczego proces decyzyjny zaczynamy od pytania? Żeby dokładnie opisać jaką decyzję mamy do podjęcia. Najlepiej, jeśli to jest jedno, krótkie pytanie.
UWAGA: na tym etapie łatwo pomylić proces decyzyjny z procesem kreatywnym. W procesie kreatywnym możemy szukać odpowiedzi na pytanie: „jakie produkty możemy dodać do naszego portfolio?” Jeśli to na takie pytanie szukasz odpowiedzi – najpierw przeprowadzać proces kreatywny, a potem przejdź do procesu podejmowania decyzji: „czy wprowadzić produkt do sprzedaży?”
Ustal kryteria do podjęcia decyzji
Zawsze i przy każdej decyzji kierujemy się jakimiś kryteriami. Często podejmujemy decyzje szybko, wtedy te kryteria nie pojawiają się w naszej głowie na poziomie świadomym.
Gdy do podjęcia jest trudna decyzja, albo decyzję podejmujemy w kilka osób (np. zarząd) to ustalenie kryteriów jest kluczowe. Zatrzymajmy się przy pytaniu: Czy zatrudnić kolejnego handlowca?
Jakimi kryteriami możemy się tutaj pokierować?
Kryterium: Koszty. Zatrudnienie to koszt. Rekrutacja, wdrożenie, narzędzia dla handlowca i pierwsze miesiące wynagrodzenia. Jeśli głównym kryterium jest oszczędność – to decyzja powinna brzmieć: „nie”
Kryterium: Rozwój rynku. Jeśli głównym kryterium jest rozwój: chcemy mieć więcej klientów, zwiększyć zasięg to decyzja powinna brzmieć: „tak”
Kryterium: Optymalizacja procesów. Chcemy poukładać właściwie procesy, zwolnić doświadczonych handlowców z nadmiaru obowiązków. Decyzja powinna brzmieć: „tak”.
Kryterium: Ilość pracy. Wdrożenie nowego pracownika jest pracochłonne. To proces, który z reguły oznacza nowe zadania, zwiększenie ilości pracy. Decyzja: „nie”.
Lista kryteriów powinna być ograniczona. Ja z reguły rekomenduję, aby nie było ich więcej niż 5.
Jakie to jeszcze mogą być kryteria:
Zgodność ze strategią
Zgodność z kulturą organizacyjną
Zgodność z przekonaniami etycznymi
Zgodność z prawem
Poziom skomplikowania
Możliwość oszacowania ryzyka
Przewidywany zwrot z inwestycji
I wiele innych 😊
Jak sami zauważyliście – kryteria mogą się wykluczać. Gdy zaczynamy je po kolei analizować, mogą pojawić się rozbieżne decyzje. I tak będzie działo się często. Co w takiej sytuacji?
Mamy dwa scenariusze:
Analiza pogłębiona. Możemy wybrać jeden wariant lub zrobić
Wariant 1. Dodanie do listy kryteriów decyzyjnych wag.
Jak to zrobić w praktyce? Załóżmy, że mamy trzy wcześniej opisane kryteria: Koszty, Rozwój i Optymalizacja.
Do podziału mamy 100%. Zakładamy, że największą wagę dodajemy do Rozwoju (50%), Optymalizacji (30%). Kosztom nadajemy wagę 20%. To oznacza, że w przypadku konfliktu decyzyjnego kierujemy się tymi kryteriami, które są ważniejsze.
Wariant 2. Analiza scenariuszy
W tym wariancie przewidujemy, jakie konsekwencje możemy przewidzieć dla różnych scenariuszy, które mogą się wydarzyć po podjęciu decyzji w dany sposób. Możemy skupić się w niej na analizie szans i zagrożeń. To oczywiście symulacja, metoda ta jest narażona na błędy w przewidywaniu oraz na to, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich zmiennych.
Przydatna może być tutaj analiza SWOT.
Podejmij działanie
Wiesz już jaką decyzje podjąć? Rozpisz zadania i wykonaj lub zdeleguj pierwsze z nich.
Czego unikać w procesie podejmowania decyzji?
Brak uświadomienia kryteriów. Jeśli decyzja jest istotna, to koniecznym krokiem jest określenie kryteriów na poziomie świadomym. Jeśli pominiemy ten krok, może okazać się, że nie wzięliśmy pod uwagę kryteriów, które były kluczowe w kontekście konsekwencji podjętej decyzji.
Pomijanie kryteriów. Kryteria możemy pomijać świadomie lub nieświadomie. To dlatego, tak ważne jest zatrzymanie się na określeniu kryteriów. Często pomijanym kryterium jest aspekt kosztu emocjonalnego. Przy decyzji „czy zwolnić pracownika y” może okazać się, że kryterium kosztu emocjonalnego będzie kluczowe. Zdarza się, że klienci decydują się utrzymać przy pracy nieefektywnego, nierentownego pracownika ze względów emocjonalnych.
Błędy poznawcze. Warto sobie uświadomić jak wiele błędów poznawczych może nam zaburzać percepcje. Znajdziesz jest tu:
Zniekształcenia poznawcze -Pracuj mniej
Niewłaściwe tempo. Zarówno zbyt szybkie podjęcie decyzji jak i nadmierne wydłużanie procesu decyzyjnego może powodować negatywne konsekwencje. W pierwszym przypadku – możemy pominąć kroki w procesie decyzyjnym i pomylić się. W drugim – może okazać się, że czas na podjęcie decyzji się skończył. Jest za późno i trzeba podjąć zupełnie inne decyzje.
Podsumowanie:
Pamiętaj, że taki szczegółowość analizy w poszczególnych krokach jest uzależniona od istotności decyzji: od wpływu konsekwencji decyzji na nasze życie lub biznes lub od ryzyka, z którym się wiąże podjęcie (lub niepodejmowanie – chociaż to też jest decyzja) danej decyzji.
Masz do podjęcia ważną biznesowo decyzję – skontaktuj się z nami, pomożemy Ci przeprowadzić proces analityczny i decyzyjny.
Autor:
Adam Hanczyn
Doświadczony konsultant, trener i coach. Prowadzi szkolenia od ponad 15 lat, od 10 prowadzi własną firmę szkoleniową, założyciel i pomysłodawca marki pracujmniej.pl. Przeprowadził ponad 15.000 godzin szkoleń i coachingu. Doradza zarządom i dyrektorom, zajmuje się optymalizacją procesów.